เนื่องด้วยสถานการณ์ปัจจุบันประเทศไทยประสบสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา (โควิด-19) และสถานการณ์มีแนวโน้มการแพร่กระจายที่เพิ่มมากขึ้น เมื่อวันที่ 17 มีนาคม 2563 รัฐบาลมตามมติคณะรัฐมนตรีออกมาตรการเพื่อรับมือกับสถานการณ์การแพร่ระบาดที่อาจรุนแรงขึ้น อาทิ ให้ทุกหน่วยงานพิจารณามาตรการการทำงานที่บ้าน และส่งเสริมให้ใช้ระบบอินเทอร์เน็ต เช่น ประชุมทางไกลทำให้เกิดความกังวลของภาคธุรกิจไม่ว่าจะเป็นบริษัทที่อยู่ในตลาดหลักทรัพย์

บริษัทมหาชน บริษัทจำกัด ที่ต้องจัดประชุมตามที่กฎหมายกำหนด ว่าจะจัดประชุมคณะกรรมการหรือประชุมผู้ถือหุ้นอย่างไรถึงจะทำให้การประชุมนั้น ๆ ถูกต้องและมีผลตามกฎหมาย กระทรวงพาณิชย์ สำนักงานคณะกรรมกฤษฎีกาและสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ในฐานะหน่วยงานหลักจึงออกแถลงการณ์เพื่อให้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตามกฎหมาย

สภาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งประเทศไทยในฐานะตัวแทนของผู้ประกอบธุรกิจหรืออุตสาหกรรมดิจิทัลของประเทศไทยจึงจัดทำสรุปแนวทางการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ฉบับนี้ขึ้น เพื่อให้เป็นแนวทางการประชุมผ่าน สื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายและสามารถเข้าใจได้ง่าย โดยมีสาระสำคัญ ดังนี้

1. ประเภทของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มี 2 รูปแบบ คือ กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการจัดประชุมรวมทั้งที่ต้องการให้มีผลทางกฎหมาย และการประชุมโดยทั่วไปที่กฎหมายไม่ต้องกำหนดให้ดำเนินการ โดยทั้งสองประเภทมีรายละเอียด ดังนี้

2. การประชุมที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุม และที่ต้องการผลในทางกฎหมายของที่ประชุม เช่น

- ในกรณีของบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนที่มีกฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุมคณะกรรมการและการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อบริหารงานของบริษัทหรือ

- การประชุมคณะกรรมการ หรือคณะอนุกรรมการของหน่วยงานภาครัฐที่มีกฎหมายจัดตั้งคณะกรรมการ หรือคณะอนุกรรมการนั้น ๆและกฎหมายกำหนดให้คณะกรรมการ หรือคณะอนุกรรมการต้องมีการประชุมเพื่อลงมติเรื่องต่าง ๆ ตามที่กฎหมายกำหนดเป็นต้น

- ในกรณีของสมาคมที่กฎหมายกำหนด เช่น การประชุมคณะกรรมการ การประชุมใหญ่สมาชิก เป็นต้น

3. การประชุมทั่วไปที่กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องมีการประชุม จัดขึ้นเพื่อให้ผู้ร่วมประชุมแลกเปลี่ยน พูดคุย แจ้งข้อมูลข่าวสาร หรืออภิปรายในประเด็นต่าง ๆ เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน เช่น การประชุมรายเดือน หรือการประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลหรือแจ้งข่าวสารประจำวัน เป็นต้น

ดังนั้น หากเป็นการประชุมทั่วไปที่กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องมีการประชุมย่อมสามารถดำเนินการได้ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบต่าง ๆ หรือองค์กรอาจกำหนดหลักเกณฑ์ตามที่เห็นสมควรได้ แต่หากเป็นการประชุมที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุม ผู้จัดการประชุมจะต้องทำความเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ในเรื่องนั้น ๆ มีผลทางกฎหมายด้วยเช่นกัน

ขั้นตอนการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้การประชุมถูกต้องและมีผลตามกฎหมาย มีรายละเอียด ดังนี้

ผู้เข้าร่วมประชุม : อย่างน้อย 1 ใน 3 ขององค์ประชุมจะต้องอยู่ในที่ประชุมเดียวกัน(หมายถึงห้องประชุมเดียวกัน เนื่องจากกฎหมายมีเจตนารมณ์ยืนยันว่ามีการประชุมเกิดขึ้นจริง) และผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดจะต้องอยู่ในราชอาณาจักรขณะที่มีการประชุม เช่น บริษัทจำกัด ก.คณะกรรมการมี 9 คน ข้อบังคับของบริษัทกำหนดให้องค์ประชุมคณะกรรมการต้องมีกรรมการเข้าร่วมประชุมอย่างน้อยกึ่งหนึ่งของกรรมการทั้งหมด ซึ่งก็คือ 5 คน แสดงว่าในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องกรรมการ 2 คนประชุมอยู่ในที่ประชุมเดียวกันและกรรมการคนอื่นๆ อีกอย่างน้อย 3 คน ต้องอยู่ในประเทศไทย     

การเชิญประชุม : การส่งหนังสือ/เอกสารเชิญประชุมสามารถส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยผู้จัดประชุมต้องเก็บสำเนาหนังสือดังกล่าวไว้เป็นหลักฐาน โดยจะเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้     

การดำเนินการประชุม : ผู้จัดประชุมต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุม “แสดงตน” ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก่อนการประชุมเพื่อเป็นการยืนยันตัวตนว่าได้เข้าประชุมจริงและกรรมการผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ในสถานที่ตามที่กฎหมายกำหนด ประกอบกับต้องมีการจัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ และบันทึกภาพและ/หรือเสียง ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนตลอดการประชุม

ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย : กฎหมายกำหนดให้ “ระบบ” ที่ใช้ในการประชุมต้องเป็นไปตามมาตรฐานของประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เช่น “ระบบ” ต้องสามารถเชื่อมโยงสถานที่ประชุมตั้งแต่ 2 แห่งขึ้นไปเข้าด้วยกันและต้องมีอุปกรณ์เพื่อทำหน้าที่เชื่อมโยงหรือแปลงสัญญานที่เหมาะสม โดยในส่วนของผู้เข้าร่วมประชุม “ระบบ” ต้องอำนวยความสะดวกให้ทุกคนสามารถสื่อสารกันได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ ซึ่งหมายความว่าผู้เข้าร่วมประชุมต้องสามารถสื่อสารกันได้แบบ 2 ทาง นอกจากนี้ หากมีกรณีจำเป็น/ฉุกเฉิน ประธานในที่ประชุมหรือผู้ควบคุมระบบต้องสามารถตัดสัญญานเสียง หรือภาพ หรือหยุดการส่งข้อมูลในการประชุมได้ ทั้งนี้ ตลอดการประชุม จะต้องมีการบันทึกข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์และข้อมูลอื่น ๆ ของการประชุมด้วยวิธีการที่เชื่อถือได้เพื่อรักษาความถูกต้องของข้อมูลในการประชุม

ผลทางกฎหมายของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ : ให้ถือว่าเป็นการประชุมโดยชอบด้วยกฎหมายและห้ามไม่ให้ปฏิเสธการรับฟังข้อมูลโดยสามารถใช้เป็นพยานหลักฐานให้กระบวนการพิจารณาของศาลได้ รวมถึงผูกพันผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด

เรื่องที่ห้ามและเรื่องที่ไม่ควรจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ : กฎหมายห้ามจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ในเรื่องที่มีการกำหนดชั้นความ “ลับ” เนื่องจากการพิจารณาเรื่องลับแบบออนไลน์ ไม่อาจแน่ใจได้ว่ามีผู้มีส่วนได้เสียหรือบุคคลอื่นนอกจากผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ร่วมในสถานที่นั้นด้วยหรือไม่ (กรณีนี้ ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นในหน่วยงานภาครัฐ) นอกจากนี้ เรื่องด่วนหรือเรื่องอื่นใดที่เป็น “วาระจร” ก็ไม่ควรใช้วิธีการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่นกัน หากผู้จัดไม่สามารถส่งเอกสารให้กรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุมได้

2. วิธีการส่งเอกสารและการจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย

ผู้จัดการประชุมต้องเลือกใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อที่สามารถบันทึกข้อมูลหรือข้อความที่เกี่ยวกับเอกสารการประชุมไว้ได้ตั้งแต่แรก ต้องมีการระบุผู้จัดทำ ต้นทางเอกสาร การลงวัน/เวลาที่ส่งหรือรับข้อมูลดังกล่าวไว้ด้วย 

เมื่อข้อมูลการประชุมถึงมือผู้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ฉบับนั้นต้องสามารถเข้าถึง (readable/interpretable) และเปิดอ่านได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง

เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บสำเนาหนังสือในการประชุมไว้เป็นหลักฐานแล้ว ข้อมูลการประชุมที่บันทึกไว้นั้นจะต้องสามารถแสดงข้อความให้ปรากฎได้อย่างถูกต้องและครบถ้วนในภายหลังได้ด้วย

3. กฎหมายที่กำกับดูแลการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่

ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

ประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2557 (ปัจจุบันคือกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม) เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2557

ประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง แนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศของหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. 2553

ดังนั้น ผู้จัดการประชุมจะต้องหาระบบหรือซอฟต์แวร์ที่มีมาตรฐาน น่าเชื่อถือ และสามารถบันทึกข้อความไว้ในลักษณะที่ไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงในภายหลังได้ เพราะหลักการของกฎหมายแท้จริงแล้วก็เพื่อต้องการให้ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือไม่ต่างไปจากกระดาษจึงพยายามบัญญัติหลักการต่าง ๆ เพื่อประกันการเปลี่ยนแปลงของเอกสารในภายหลัง